Сотрудники
Алиса - Секретарь
Как Алиса помогает сотрудникам искать информацию в документах, работать с регламентами, календарем, встречами, задачами и внутренними вопросами.
Алиса - внутренний цифровой сотрудник компании. В отличие от Максимуса и Адриана, ее основная работа направлена не на внешних клиентов, а на команду.
Она помогает находить информацию, работать с документами и регламентами, фиксировать результаты встреч, готовить черновики писем, использовать календарь и отвечать на внутренние вопросы в пределах доступных данных.
Какие задачи выполняет Алиса
Типовые сценарии включают поиск в документах, ответы сотрудникам, работу с регламентами, поиск актуальной инструкции, подготовку протокола встречи, черновики писем, работу с календарем, создание задач, подготовку отчетов, поиск информации по CRM и внутренние вопросы о компании.
Алиса особенно полезна там, где знания уже существуют, но сотрудникам сложно быстро их найти.
Почему Алиса - не просто корпоративный чат
Если использовать обычный чат с нейросетью, сотруднику приходится каждый раз вручную добавлять контекст.
Алиса может работать с корпоративной базой знаний и подключенными системами в рамках прав.
Это позволяет задавать вопросы естественным языком:
"Какой у нас порядок согласования нового поставщика?"
"Где актуальный шаблон коммерческого предложения?"
"Что решили по проекту на прошлой встрече?"
"Покажи действующий регламент по возвратам".
Ответ зависит от того, какие источники подключены и насколько они актуальны.
Какие данные нужны Алисе
Для внутренней роли могут использоваться регламенты, инструкции, внутренние FAQ, шаблоны, протоколы встреч, описания процессов, документы, CRM, календарь, каталог внутренних контактов и корпоративные правила.
Не все источники должны быть доступны всем сотрудникам.
Например, Алиса может отвечать одному отделу на вопросы по общим регламентам, но не показывать ему документы другого подразделения.
Поиск в документах
Один из самых понятных сценариев - вопрос по корпоративным материалам.
Сотрудник спрашивает:
"Какие документы нужны для заключения договора с новым подрядчиком?"
Алиса ищет ответ в разрешенной базе и возвращает информацию на основе актуального источника.
Если есть несколько версий регламента, важно заранее определить, какая считается действующей.
Если надежного ответа нет, Алиса должна сообщить об этом, а не заполнять пробел общими знаниями.
Работа с регламентами
Регламент полезен только тогда, когда его реально можно найти и применить.
Алиса может помочь сотруднику не читать весь документ, а быстро получить нужный фрагмент и понять следующий шаг.
Например:
"Кто согласовывает скидку выше 10%?"
"Как оформить командировку?"
"Какой срок ответа на претензию?"
Если вопрос затрагивает решение, которое требует ответственного человека, Алиса может показать правило и указать, кому передать задачу.
Протоколы встреч
После встречи часто теряются договоренности.
Алиса может помогать структурировать основные темы, принятые решения, задачи, ответственных, сроки и открытые вопросы.
Если платформа получает доступ к содержанию встречи или ее транскрипту в выбранном сценарии, Алиса может подготовить черновик протокола.
Перед сохранением важных решений полезна проверка человеком.
Подготовка писем
Алиса может готовить черновики внутренних и внешних писем на основе контекста компании.
Например:
"Подготовь письмо поставщику с просьбой прислать обновленный прайс".
"Сделай черновик письма команде по итогам встречи".
"Собери в письмо список вопросов из протокола".
Отправка письма может быть отдельным действием и при необходимости требовать подтверждения.
Календарь
Если календарь подключен, Алиса может участвовать в организационных сценариях: найти свободное окно, подготовить встречу, проверить расписание, создать событие или напомнить о конфликте времени.
Конкретные действия зависят от интеграции и прав.
Подробнее: Как подключить календарь.
Создание задач
После встречи или внутреннего запроса часто нужно не только сформировать текст, но и зафиксировать действие.
Если нужная система подключена и это разрешено, Алиса может помочь создать задачу с понятным описанием, ответственным и сроком.
Это полезнее, чем просто сформулировать совет, который никто не перенесет в рабочий процесс.
Поиск информации в CRM
Алиса может использовать CRM как внутренний источник данных, если это разрешено.
Например:
"Когда мы последний раз общались с компанией N?"
"Кто отвечает за клиента?"
"Есть ли открытые задачи по этому проекту?"
При этом Алисе не обязательно давать права на изменение сделок, если ее задача только информационная.
Когда Алиса передает задачу человеку
Типовые причины: нет надежного источника, два документа противоречат друг другу, вопрос требует управленческого решения, действие выходит за права, запрос содержит чувствительные данные, нужна профессиональная оценка или пользователь просит выполнить запрещенное действие.
Внутренний ассистент должен уметь говорить "нет данных" так же хорошо, как давать ответ.
Какие KPI отслеживать
Для Алисы полезны количество внутренних запросов, доля вопросов, на которые найден надежный ответ, частота обращений к устаревшим источникам, количество запросов без данных, время поиска информации, темы, по которым база знаний неполная, и количество задач или протоколов, которые требуют исправления человеком.
Эти показатели помогают улучшать не только Алису, но и саму корпоративную базу знаний.
Как подготовить Алису к запуску
Начать лучше с одного отдела или набора документов.
Например, только регламенты продаж и внутренний FAQ.
После тестирования можно добавить календарь, CRM, шаблоны, протоколы и другие источники.
Так проще увидеть, какие знания действительно нужны сотрудникам.
Типовые ошибки внедрения
Первая - загрузить в базу весь файловый архив без ревизии.
Вторая - не настроить права между отделами.
Третья - смешать действующие и исторические документы.
Четвертая - ожидать, что Алиса сама поймет корпоративные договоренности, которых нигде нет.
Пятая - использовать внутренний ассистент как источник управленческих решений вместо информации для человека.
Что читать дальше
Корпоративный интерфейс: Корпоративный ассистент.
Знания: Что такое база знаний компании, Что такое лор компании.
Технологический контекст: Контекст компании и память ИИ-агента.