PDF, DOCX и другие документы

Документы - один из самых удобных способов передать цифровому сотруднику знания компании.

В них уже находятся регламенты, инструкции, презентации, шаблоны и правила, которыми пользуется команда.

Какие документы подходят

Обычно полезны:

• PDF;
• DOCX;
• инструкции;
• регламенты;
• методички;
• каталоги;
• презентационные материалы;
• шаблоны;
• внутренние справки.

Главное - не формат сам по себе, а качество содержания.

Что проверить перед загрузкой

Перед добавлением документа стоит проверить:

• актуален ли он;
• есть ли более новая версия;
• понятна ли дата;
• кто владелец;
• относится ли он к процессу;
• нет ли конфликта с другими источниками.

Несколько версий одного документа

Если в базе одновременно лежат:

Регламент_v2.docx

Регламент_final.docx

Регламент_final_новый.docx

система не должна сама угадывать, какой из них рабочий.

Нужно выбрать действующую версию или явно задать приоритет.

Большие документы

Большой документ не обязательно плох.

Но если внутри смешаны несколько тем, устаревшие приложения и исторические данные, полезнее разделить его на понятные части.

Так поиск по базе становится точнее.

Таблицы внутри документов

Если критичные данные находятся в таблицах, стоит проверить, насколько хорошо они доступны выбранному способу обработки.

Особенно это важно для:

• прайсов;
• тарифов;
• характеристик;
• сравнений;
• сроков.

Для постоянно меняющихся данных иногда лучше использовать структурированный источник вместо файла.

Юридические документы

Для Юриуса документы особенно важны.

Но юридическая база требует строгой работы с версиями.

Действующий шаблон должен быть отделен от старых редакций.

Подробнее: Юриус - Юридические задачи.

Что читать дальше

Как подготовить базу знаний для ИИ

Актуальность и версии информации