Как настроить права доступа

Права доступа определяют реальную границу возможностей цифрового сотрудника.

Если сотруднику нужен доступ к CRM, это не означает, что ему нужно разрешать все действия внутри CRM.

Правильная настройка строится по принципу минимально необходимых прав.

Разделите чтение и изменение

Первый вопрос:

Что сотруднику нужно видеть?

Второй:

Что сотруднику нужно менять?

Это разные уровни доступа.

Например, Максимусу может быть разрешено читать карточку клиента и создавать новый лид, но запрещено удалять сделки.

Определите права по конкретному процессу

Не настраивайте доступ абстрактно.

Используйте рабочий сценарий.

Например:

"Максимус принимает лид из Telegram, уточняет данные и создает лид в amoCRM".

Из этого процесса видно, что ему нужен Telegram, база знаний и ограниченное действие в CRM.

Все остальное можно не выдавать.

Три режима действия

Для каждого действия удобно использовать три режима.

Разрешено автоматически

Низкий риск и понятное правило.

Например, прочитать FAQ или создать типовой лид.

Требует подтверждения

Действие допустимо, но цена ошибки выше.

Например, изменить цену или отправить документ.

Запрещено

Действие не относится к роли или слишком рискованно.

Например, удалить клиентские данные.

Разные роли - разные доступы

Максимус и Адриан могут использовать одну CRM, но по-разному.

Максимусу нужна информация о лидах и сделках.

Адриану - история клиента и сервисные данные.

Алисе может быть достаточно только чтения части CRM.

Не следует копировать одинаковый набор прав между ролями.

Права к базе знаний

Ограничения касаются не только интеграций.

Например:

• общий FAQ доступен всем;
• прайс - продажам и сервису;
• юридический архив - Юриусу;
• внутренние документы - только нужным группам;
• чувствительные данные - конкретным пользователям.

Когда пересматривать права

Права стоит проверять перед запуском, после расширения роли, после подключения новой системы, после ошибки, при смене процесса и при появлении нового сотрудника.

Если право больше не нужно, его лучше убрать.

Что делать при спорном действии

Если непонятно, можно ли автоматизировать действие, начните с approval.

После накопления истории можно решить, стоит ли разрешить его автоматически.

Это безопаснее, чем сразу выдавать полную автономность.

Что читать дальше

Концепция безопасности: Права доступа.

Ограничения: Как ограничить действия сотрудника.

Подтверждения: Как работают подтверждения действий.